Чому список справ на день не допомагає працювати ефективно

І як встигнути зробити все найважливіше без довгих списків

“Як пройшов твій день?” – одного вечора запитала мене моя дружина Елеонор. «Дуже добре, – відповів я і розповів пару новин. А потім додав: – Шкода тільки, що я не встиг все, що запланував». Вона співчутливо посміхнулася: «Ти це кожен день говориш». І вона мала рацію: я говорив це кожен день. Що за прикрість.

Визнати цю проблему мені соромно, бо я ж написав книгу «18 хвилин» про те, як керувати своїм часом. Але визнати проблему необхідно, щоб її вирішити.

Проблема продуктивності особливо загострена в ці дні, коли більшість працює з дому, в набагато гірше організованих умовах. Зараз дуже просто весь день не піднімати голови від роботи і все-таки не просунутися до критично важливої мети. А потім здивуватися: як, уже вечір?

Тому, замість того щоб і далі скаржитися, що не вдається зробити все заплановане, я вирішив все змінити: знайти спосіб в кінці дня відчувати задоволення через те, що найважливіші справи я все ж таки зробив.

Я приміряв на себе та відкинув деякі популярні рішення:

Дужче старатися. Якщо вас дратує повторювана закономірність, можливо, справа не в тому, що ви недостатньо вправні чи недостатньо стараєтеся. Можливо, вам заважають перешкоди, які неможливо усунути, просто доклавши більше зусиль і посиливши дисципліну.

Працювати, керуючись довгим списком справ. Надлишок можливостей веде до прокрастинації. Шина Ієнгар і Марк Лепер провели чудове дослідження цієї залежності: якщо покупцям надати занадто багато варіантів вибору, ймовірність того, що вони щось куплять, зменшиться.

Займатися самоосудом. В Instagram усі виглядають безтурботними, а в LinkedIn – бездоганними. І це все неправда. Не витрачайте сили на порівняння себе з іншими.

Мені ці підходи користі не принесли, можливо, вони не допоможуть і вам.

Але одне рішення перевершило всі інші. Воно допомагає мені завжди, може стати корисним і вам.

Що це за рішення? Назвемо його «одна справа».

Ось що треба робити.

Для початку складіть довгий список справ. Ні в чому собі не відмовляйте: в моєму було більше 50 позицій.

Тепер візьміть чистий аркуш паперу і випишіть на нього лише одну справу з цього довгого списку. Тільки одну – ту, яку ви найбільше хочете зробити. Якщо ви виберете щось величезне (скажімо, «написати ще одну книгу»), розділіть вибрану справу на дрібні частини і виберіть завдання, яке зможете вирішити за один підхід («написати першу сторінку введення»).

Відкладіть в бік свій довгий список і не заглядайте в нього, допоки не закінчите ту свою одну справу.

Закінчивши з нею, викресліть її зі списку, перегляньте список знову і виберіть ще одну справу, щоб внести її у ваш список з однієї справи.

Коли я це роблю, мені найприємніше використовувати папір і ручку. Це допомагає як слід обміркувати свої завдання. Але ви можете виписати свою одну справу на стікер для заміток і приліпити його на свій монітор або використовувати додаток, щоб працювати з вашою справою і вашим довгим списком. Робіть так, як вам зручніше.

Довгий список – сукупність усього того, що вам треба зробити. Ця сукупність – не керівництво до дії, а пам’ятка. Додавайте туди справи без церемоній і викреслюйте все те, що більше не релевантне. Мета цієї пам’ятки – не дати вам забути нічого важливого. Ви ніколи не будете діяти, виходячи з цього списку.

Список з однієї справи відображає ваш стратегічний і цілеспрямований вибір, ваше рішення, що робити далі, на якій задачі зосередитися до її завершення. Це може здатися безглуздим, але виписування цієї однієї справи на окремому аркуші – ключ до успіху. Так вона перетворюється в зобов’язання, яке ви виконаєте з набагато більшою ймовірністю.

За допомогою цього методу я написав кілька статей для Harvard Business Review, розробив тижневу програму для навчання керівників, прийняв на роботу нового фахівця з маркетингу, відредагував анотацію книги, яку я пишу, написав текст для розсилки, підготувався до виступу, вирішив низку завдань, що відносяться до роботи з клієнтами. І все за один тиждень.

Кожну з цих справ я зробив, тому що вніс їх, по одній за раз, в мiй список з однієї справи.

Можливо, ви питаєте себе: «Який зі своїх приблизно 50 пріоритетів я призначу своєю однією справою?» Дайте собі секунду подумати, і ви зрозумієте, що найважливіше. Якщо ви дійсно не впевнені, перегляньте свій список і запитайте себе, чого ви уникаєте. Можливо, це ваша найважливіша справа. Ваша наступна єдина справа.

Ось що важливо зрозуміти про вашу єдину справу: в її виборі важко помилитися. Рішучість зробити одну справу допоможе вам вирішити дійсно важливе завдання. Навіть якщо вам здається, що ви буксуєте, не опускайте руки. Якщо ви пишете, продовжуйте писати, навіть якщо вам не подобається те, що у вас виходить. Не відволікайтеся, навіть якщо вас турбують листи, які чекають на відповідь або інші розпочаті справи. Ви виберетеся з болота, якщо будете продовжувати йти. Якщо ви відмовитеся від важкого завдання заради чогось більш простого, ви, можливо, і викреслите з вашого довгого списку більше справ, але не відчуєте задоволення.

Виберіть одну справу, заховайте довгий список і беріться за роботу.

Тоді, якщо вас запитають, як пройшов ваш день, ви відповісте: «Дуже добре! Пам’ятаєш ту справу, через яку я прокрастинував? Я її зробив».

Автор: Пітер Брегман – генеральний директор компанії Bregman Partners, автор книги «18 хвилин»

Джерело: www.vedomosti.ru