Як прокачати навички управління віддаленою командою: 8 порад

Сучасні технології дозволяють залишатися співробітникам такими ж продуктивними, працюючи вдома. Тому все більше роботодавців пропонують віддалену роботу, адже це знижує витрати на утримання офісів та дозволяє залучити найкращі таланти.

Проте й віддалена робота має свої мінуси: співробітники почуваються самотніми, відірваними від своїх колег і культури. А це негативно впливає на загальну продуктивність.

1. Створіть канал комунікації

Створіть зручний для більшості віддалених співробітників чат, де з’являтиметься оперативна інформація, пов’язана з роботою. Там ви розміщуватимете оголошення, які стосуються всіх співробітників. Учасники зможуть у форматі запитань-відповідей дізнаватися необхідну інформацію. Це, звісно, зручніше, ніж кожному писати в особисті повідомлення. А також створіть окремий чат, присвячений святкуванню особливих днів та визначних подій компанії.

2. Встановлюйте чіткі дедлайни

Та переконайтеся, що співробітники з ними ознайомлені. Це допоможе уникнути спірних моментів під час роботи. У вас може бути своє бачення щодо термінів та якості виконання завдань. Проте співробітники, які працюватимуть над певним завданням, можуть вам повідомити, що в зазначений термін це завдання зробити неможливо. Якщо ви завчасно спільно обговорите дедлайн, тоді уникнете непорозумінь. Проте є завдання «на вчора», які потрібно окремо обговорити. Повідомляйте команду про свої очікування, адже швидко – не означає добре. У кожного своє бачення результату.

Будьте на зв’язку, слідкуйте за дедлайнами, синхронізуйте ваші календарі з віддаленими працівниками та озвучуйте/повідомляйте, що очікуєте отримати/побачити в результаті. Це допоможе підтримувати продуктивність віддалено.

3. Створіть правила віддаленої роботи

Якщо ви з тих керівників, які звикли особисто перевіряти, як співробітники працюють в офісі та боїтеся, що віддалені працівники будуть поза офісом менш продуктивними, створіть/напишіть рекомендації/правила віддаленої роботи. В них:

• чітко встановіть робочі години;
• вкажіть, що відзначатимете активність віддалених співробітників протягом дня;
• зазначте про важливість дотримання дедлайнів;
• вкажіть про необхідність відповідати на невідкладні повідомлення/листи протягом, наприклад, 2-х годин.

Такі правила дисциплінують віддалених співробітників та сприяють чесним та довірливим відносинам між працівником та роботодавцем.

4. Зосередьтеся на цілях, а не на діяльності

Якщо будете перевіряти кожен крок віддалених працівників, це не дасть результату, а лише напружуватиме і вас, і працівників. Важливо керувати своїми очікуваннями та зосередитись результаті. Можете доручити віддаленому працівнику завдання, встановити дедлайни, і дати йому спокій аж до настання дедлайну. На початках можете перевірити ненав’язливо проміжні результати, але не більше. Це говорить про довіру, яку так цінують більшість працівників і яка однозначно полегшить вам життя. Тим більше якщо ваша команда досягає результатів/цілей.

5. Будьте на зв’язку

Особливо важливо підтримувати відеозв’язок із віддаленою командою. Внесіть у свій графік та повідомте завчасно віддалених працівників про час зустрічі, краще на початку або під кінець робочого дня, аби налаштуватися на роботу/підбити підсумки. Звісно, залежно від ситуації, робити це можна як колективно, так і віч-на-віч з конкретним працівником. Результати деяких опитувань говорять, що відеоконференції на 30% ефективніші для спілкування, ніж аудіоспілкування/чи розмова телефоном.

6. Навчайте та розвивайте віддалених співробітників

Все більше працівників зацікавлені в навчанні та розвитку, вдосконаленні навичок, вони думають про перспективи. Тому вам важливо проявляти зацікавленість у навчанні та сприяти їх розвитку. Було б чудово, якби це було б метою компанії. Ви отримаєте залучених працівників, які працюють на результат, якщо вони знатимуть, що у вас з ними спільна мета.

7. Не роботою єдиною

Тімбілдінги і дружелюбність важливі для віддалених команд також. Потрібно докласти зусиль, щоб налагодити особисті зв’язки з віддаленими співробітниками. Проведіть опитування та з’ясуйте, чим вони цікавляться, як люблять проводити час після роботи та у вихідні, яке у них хобі. Отримавши результати та проаналізувавши їх ви зможете визначити, в якому напрямку вам потрібно рухатися. Після чого проведіть відеоконференцію, долучившись до якої, співробітники зможуть у невимушеній атмосфері приємно провести час.

Колеги налагоджуватимуть контакти між собою/підтримуватимуть зв’язок/дізнаються більше одне про одного. Це сприятиме зміцненню та підтримці тих особистих зв’язків, які необхідні для розвитку компанії.

8. Не забувайте про нагороди та визнання

Знайдіть спосіб відзначити кращих віддалених працівників. Вони також повинні відчувати себе цінними та важливими. Це може бути особисте повідомлення, рубрика «Кращі працівники місяця» у корпоративних медіа чи на сайті компанії, подяка за високі досягнення та результати під час відеоконференції тощо. Для об’єктивності оцінки можете залучити до вибору та оцінювання інших працівників. Створіть чат, де співробітники анонімно зможуть голосувати на найкращих. Лідерів порадуйте призами.

Джерело: robota.ua