10 пасток для KPI: уникайте їх за будь-яку ціну

Ключові показники ефективності (KPI) — одна з тих бізнес-тем, про яку так багато писали та обговорювали в управлінських та керівних колах, що більшість людей думає, що вони вже «все про це знають». І все ж таки, як і більшість знайомих речей, така надзвичайна поінформованість може породити зневагу — що призводить до критичних помилок, коли справа доходить до впровадження KPI.

Бернард Марр (Bernard Marr), консультант зі стратегії та технологій, автор бестселерів про підвищення ефективності бізнесу, поділився 10 найбільшими помилками при впровадженні KPI. Він невпинно виявляє ці пастки у своїй бізнес-практиці та рекомендує уникати їх за будь-яку ціну.

1. Не прив’язувати KPI до вашої стратегії

KPI дійсно є корисними лише в тому випадку, якщо вони відповідають вашій стратегії та допомагають приймати стратегічні рішення. Все інше — просто показуха. Коли KPI не пов’язані з вашою стратегією, ви витрачаєте величезну кількість часу та грошей на збір інформації, яка не принесе жодної користі бізнесу.

KPI корисні, якщо вони надають критично важливу інформацію, яка стосується вашого бізнесу. Із цього випливає, що як тільки-но ви дізнаєтеся, чого намагаєтеся досягти у своєму бізнесі, ви повинні використовувати ці цілі, аби вони допомогли вам вибрати відповідні KPI.

2. Вимірювання всього, що легко виміряти

На жаль, часто існує розрив між тим, що можна виміряти і тим, що слід вимірювати. Тому одна з найбільших помилок, яку роблять люди стосовно KPI, полягає у вимірі всього, що легко виміряти — незалежно від того, наскільки це важливо для бізнесу.

3. Вимірювання всього, що рухається

Існує також спокуса виміряти все, що рухається, виходячи з припущення, що мати багато інформації краще, ніж її не мати зовсім. Насправді, мати надто багато інформації може бути гіршим, ніж коли ви стикаєтеся з її браком. І це може завдати серйозних збитків бізнесу, оскільки ви витрачаєте час, гроші та свою увагу, які можна було б використати більш продуктивно.

4. Вимірювати те саме, що й інші

Ще одна велика помилка, яку роблять люди, — це розробляти свої KPI, дивлячись на те, що вимірюють усі інші. Таким чином, бізнес-лідер може вирішити, що ключові показники ефективності — це те, до чого він дійсно має ставитися серйозно. Проте замість того, щоб з’ясувати, яка інформація йому справді потрібна, він буде дивитися на своїх бізнес-конкурентів або, можливо, обговорювати KPI з іншими топ-менеджерами та складати список тих метрик, які використовують усі інші.

Це також може статися, якщо конкретні KPI або метрика стають свого роду мейнстримом — завдяки популяризації у різних бізнес-виданнях. Той факт, що всі говорять про дослідження задоволеності клієнтів або залучення співробітників, не означає автоматично, що вам потрібні саме ці KPI. Чи інвестуватимете ви у ці види вимірювань, залежатиме від вашої стратегії і ні від чого більше.

5. Не відокремлювати стратегічні KPI від інших даних

У більшості бізнесів немає браку даних та інформації — починаючи від фінансів та продажу і закінчуючи даними про клієнтів та комплаєнс. Однак проблема полягає в тому, що надто часто всі KPI збираються в один довгий звіт або подаються у вигляді нерозбірливої інформаційної панелі. Бізнес-лідери та особи, які приймають рішення, відчувають брак часу; вони не хочуть пробиратися через купу сторінок, аби знайти дійсно важливі показники. В результаті ті, хто справді міг би спрямовувати стратегію та інформувати про прийняття рішень, губляться у морі непотрібної інформації.

6. Прив’язка KPI до стимулів

Зв’язування ключових показників ефективності зі стимулами (такими як бонуси або підвищення заробітної плати) є дійсно небезпечним у бізнесі, оскільки дуже легко може призвести до непередбачуваних наслідків. Справжня мета KPI — допомогти людям у бізнесі дізнатися, де вони перебувають зараз по відношенню до того, де вони хочуть бути. KPI діють як компас у морській подорожі. Але коли ці показники пов’язують із стимулами, вони перестають бути інструментом навігації та стають метою, яку людина має досягти, щоб отримати свій бонус. І як тільки-но це відбудеться, залучені особи можуть стати дуже винахідливими у маніпулюванні інформацією або ж поводять себе так, аби гарантувати отримання стимулу.

7. Не залучати керівників до вибору KPI

Керівники вищої ланки, як правило, захоплені стратегією та загальною картиною. Ті, хто працює з цифрами (наприклад, фінансовий директор), можуть бути зацікавлені у розробці конкретних KPI, але більшість керівників — ні. В результаті вище керівництво працює над стратегією, але потім делегує процес визначення чи розробки правильних KPI комусь іншому.

Це помилка. Керівники вищої ланки повинні бути залучені до процесу прийняття рішень щодо KPI, інакше вони не будуть відчувати причетність до того, що створюється. Тобто — просто не використовуватимуть ці KPI. Дуже важливо, щоб керівна команда думала про KPI, займалася питаннями, на які вони шукають відповіді, та погоджувала вибрані показники. Це забезпечує чіткий, міцний і зрозумілий зв’язок між стратегією, ключовими показниками ефективності та питаннями, на які ці показники дадуть відповідь.

8. Не аналізувати свої KPI для отримання інсайтів

Ще одна поширена помилка полягає в тому, що ніхто всередині бізнесу насправді не аналізує дані, щоб отримати релевантні для бізнесу інсайти. Ніхто не з’ясовує, як дані співвідносяться з корпоративними чи галузевими орієнтирами, як метрика змінювалася з часом і що це може означати для бізнесу.

Знову ж таки, це часто пов’язано з відсутністю зв’язку між особами, які приймають рішення, та тими, хто складає звітність. Часто аналіз проводиться на нижчих рівнях організації та повідомляється нагору. Ті, хто нижче, можуть не розуміти релевантності даних; вони можуть просто їх представляти. А ті, хто нагорі, делегують розробку KPI іншим, тому не пов’язані з тим, як представлена інформація. Вкрай важливо, щоб хтось на потрібному рівні переглянув дані та розшифрував, що все це насправді означає для бізнесу.

9. Не ставити під сумнів і не оновлювати свої KPI

Після того, як правильні ключові показники ефективності визначені чи розроблені, вони зазвичай ніколи не піддаються сумніву чи оскарженню з погляду того, чи залишаються вони релевантними, чи пов’язані зі стратегією та чи продовжують допомагати бізнесу відповідати на критичні питання. Важливо переконатися, що ви завжди збираєте правильні дані, збираєте їх досить часто та використовуєте те, що збираєте.

Це означає, що ви не повинні боятись ставити під сумнів свої KPI. Якщо ви цього не зробите, KPI можуть легко стати вправою для «галочки», що дозволятиме менеджерам казати, що вони у них просто є, а не є інструментом навігації в реальному часі, що призводить до кращих результатів та продуктивності. Щоразу, коли відбуваються зміни у стратегії або корпоративних пріоритетах, вам необхідно переглядати та оновлювати свої ключові показники ефективності, аби переконатися, що ви вимірюєте тільки те, що дійсно необхідно виміряти, і що KPI залишаються актуальними та узгодженими з новою стратегією.

10. Не діяти відповідно до ваших KPI

KPI можуть формувати стратегію та інформувати про прийняття рішень усередині бізнесу, але тільки в тому випадку, якщо на них впливають ті, хто всередині бізнесу. Зрештою, немає значення, наскільки блискуче ви узгодили KPI зі своєю стратегією або навіть наскільки гарно ви зафіксували і представили відповідні показники, якщо вони не використовуються за призначенням. Якщо ви не задіюєте KPI для обґрунтування своїх рішень та підвищення продуктивності, то ви даремно витрачаєте свій час та зусилля.

Добре продуманий набір ключових показників ефективності повинен давати чітке уявлення про поточний рівень продуктивності та допомагати вашим людям приймати більш ефективні рішення, що наближають бізнес до досягнення його стратегічних цілей. Уникаючи цих десяти пасток, ви можете бути впевнені, що ваші KPI розроблені, впроваджені та використані саме так, як вони були задумані, щоб допомогти вашій компанії досягти успіху.

Джерело: www.management.com.ua

Related Articles

Опанувати нову навичку можна в будь-якому віці. Ось чому цьому варто повчитись у немовлят. Уривок з книжки «Початківці» Тома Вандербільта

Одного разу чотирьохрічна донька журналіста Тома Вандербільта запропонувала батькові зіграти в шахи. Він погодився, хоча й мав суттєву проблему: грати в шахи не вмів. Так…

Сomments and feedback

en_GBEnglish (UK)