10 способів максимально ефективно проводити онлайн-зустрічі

Оскільки більшість з нас вже більше ніж рік працюють з дому через коронавірус (Covid-19), всі вже звикли, що велика кількість робочих зустрічей проходить в онлайні. Якщо вам доведеться проводити онлайн-зустрічі, скористайтеся порадами, які допоможуть вам отримати від них максимальну користь.

Використовуйте кілька комп’ютерів, щоб забезпечити свою присутність

Під час проведення наради людина, яка його проводить, має наповнити цю нараду своєю енергією. Потрібна повна присутність керівника. Коли ви проводите онлайн-зустрічі, зробити це непросто. В результаті зустріч проходить мляво.

Щоб вирішити цю проблему, людині, яка проводить зустріч, необхідно включити кілька комп’ютерів і почати нараду. Знадобляться тільки один динамік і один мікрофон, решту необхідно вимкнути. Камери, навпаки, повинні бути увімкнені. Так, на вас будуть спрямовані кілька камер під різними кутами. Це забезпечить вашу максимальну присутність на віртуальній зустрічі, що тим самим збільшить рівень енергії. У той же час, коли ви використовуєте кілька комп’ютерів, у вас є кілька екранів. Використовуйте один комп’ютер для того, щоб робити демонстрацію екрану, а інші – щоб побачити різних ключових учасників зустрічі. Це дозволяє організатору наради краще розуміти, що відбувається на зустрічі і читати мову жестів людей. І остання додаткова перевага використання декількох комп’ютерів в тому, і це очевидно, що якщо у вас виникнуть IT проблеми з одним комп’ютером, ви зможете скористатися другим комп’ютером і не пропустити нічого важливого.

Окресліть віртуальну кімнату, а також встановіть і затвердіть правила проведення зустрічей

Для того, щоб проводити ефективні та результативні зустрічі, необхідні чіткі правила поведінки, які будуть зрозумілі всім учасникам. Коли ви проводите зустрічі онлайн, це ще важливіше. Коли ми знаємо, що правила необхідні, то залежно від організаційної культури або клімату компанії їх типи і те, як їх дотримуються, може змінюватися. Ось чому ми рекомендуємо кожній організації створювати свої правила.

Нижче кілька правил, які особливо важливі на онлайн зустрічі.

– На самому початку зустрічі створіть віртуальний простір. Це робиться в такий спосіб: попросіть всіх учасників взяти аркуш паперу, намалювати фігуру у вигляді підкови і визначити, хто, де сидить (віртуально). Коли віртуальна кімната буде створена, необхідно встановити черговість, коли, хто говорить. Таким чином, коли хтось завершить свою промову, і кілька людей захочуть відповісти, то буде встановлений порядок, хто, коли бере слово.

– Коли хтось закінчив свою промову, він передає слово наступній людині, що сидить праворуч, тому, хто хоче взяти слово.

– Ще кілька правил, які ви, можливо, захочете встановити залежно від культури вашої компанії. Просіть людей вимикати звук, коли вони не говорять. Камера повинна бути весь час увімкнена. Не можна відволікатися й розмовляти під час зустрічі. Має бути зрозуміло, коли починається і закінчується перерва. Використовуйте чат, щоб попросити слово. Тільки врахуйте, що ви повинні навчити учасників, як використовувати програмне забезпечення для проведення онлайн зустрічей, якщо вони з ним не знайомі.

Не більше за трьох людей біля одного комп’ютера

Типова помилка при проведенні онлайн зустрічей – це, коли ви поєднуєте онлайн зустріч і офлайн зустріч. Це відбувається, коли багато хто з учасників зустрічі знаходяться в тому ж приміщенні, і тільки деякі – поза ним. Коли так трапляється, ми піддаємося спокусі посадити тих людей, які знаходяться в одному приміщенні, в одну кімнату для нарад, а інших підключити онлайн. Так, ми поєднуємо онлайн і офлайн зустрічі. Це може призвести до проблем. Наприклад, той, хто бере участь онлайн, не зможе бачити всіх учасників зустрічі, тому що вони не будуть потрапляти в кадр. Також онлайн учасник зустрічі буде погано чути того, хто буде говорити, перебуваючи далеко від мікрофона. Таким чином, якщо ви зібралися проводити зустріч онлайн, то проводьте її онлайн. Якщо більшість з учасників зустрічі знаходяться в одному приміщенні, нехай вони приєднуються до зустрічі з різних кімнат і комп’ютерів, але не більше, ніж по три людини з одного ноутбука. Обмежуючи число учасників зустрічі, які знаходяться біля одного комп’ютера, ви можете бути впевнені в тому, що всі будуть добре бачити один одного, і в учасників буде можливість сісти ближче до мікрофона, щоб його всі почули.

Перевірте систему перед початком зустрічі

Ми всі знаємо, що проблеми з комп’ютером забирають енергію з будь-якої онлайн зустрічі. Якщо так трапляється, що людина не може приєднатися до наради, тому зустріч починається пізніше, якщо взагалі починається – це ображає учасників. Отже, якщо ви є організатором зустрічі, увійдіть 10 хвилин раніше, і нехай це також зроблять інші учасники. Заплануйте початок зустрічі на 9:10, при цьому попросіть людей прийти на зустріч о 9:00, наприклад.

Починайте зустріч з «розморожування»

Коли ви працюєте онлайн, у вас можуть виникнути не тільки проблеми з комп’ютером. Неформальні офлайн спілкування – важлива частина будь-якої зустрічі, оскільки воно створює ті особисті зв’язки, які допомагають будь-якій організації спокійно працювати.

Щоб компенсувати недолік взаємодії між людьми, рекомендується починати кожну зустріч з «розморожування». «Розморожування» – це коли на початку зустрічі кожен учасник відповідає на кілька запитань, які не пов’язані з темою обговорення. Наприклад: як вас звуть, чим ви займаєтеся, що найцікавіше з вами сталося за останні 3 місяці, як ви сьогодні почуваєтеся, як працює ваш комп’ютер, чи вам добре видно / чути. Ставлячи ці питання, ви:

– Надаєте людям майданчик, де вони можуть поспілкуватися особисто, і це спілкування буде більш впорядкованим.

– Даєте кожному можливість говорити. Це сприяє тому, що люди з більшим ступенем імовірності будуть висловлюватися на зустрічі, коли це необхідно.

– Даєте людям можливість перевірити свій комп’ютер, переконатися в тому, що мікрофон і звук правильно налаштовані.

– «Розморожування» дає можливість тим, хто спізнюється, або тим, у кого проблеми з комп’ютером, вчасно приєднатися до учасників зустрічі і не пропустити нічого важливого.

Узгодьте з ключовими учасниками зустрічі всі питання до її початку, а також під час проведення

У разі проведення онлайн або офлайн зустрічі найкраще узгодити порядок денний з ключовими учасниками до її початку. Це дуже важливо зробити в разі проведення особистої зустрічі і подвійно важливіше, коли ви проводите зустріч онлайн. Коли ви проводите мітинг офлайн, ви можете зрозуміти, що відбувається на зустрічі, спостерігаючи за жестами людей, спілкуючись з людьми під час перерв і відчуваючи атмосферу. На онлайн зустрічі зробити це набагато складніше. Ось чому треба час для розмови з ключовими учасниками, щоб зрозуміти їх потреби, побоювання і загальний стиль менеджменту. У такій спосіб ви збільшуєте здатність відчувати, що відбувається в кімнаті для віртуальних зустрічей, а також знайти собі союзників в особі учасників зустрічі, щоб переконатися, що ваша зустріч успішна. Крім того, на поточній онлайн зустрічі ведучому зустрічі рекомендується під час перерв дзвонити ключовим учасникам зустрічі з особистого телефону, щоб перевірити, як ідуть справи. Знову-таки, це робиться для того, щоб організатор зустрічі міг зрозуміти, що відбувається на зборах і заповнити прогалини до того, як це внесе безлад у зустріч.

Будьте повністю готові й використовуйте функцію демонстрації екрану

Якщо ви ведете зустріч, ви повинні бути завжди готові до неї. Особливо це важливо, якщо ви проводите нараду онлайн. Таким чином, переконайтеся в тому, що ви визначили чіткі очікування від учасників з приводу того, про що йтиметься на зустрічі. Подбайте про те, щоб у вас були окреслені питання, які ви хочете обговорити, і які узгоджені з іншими учасниками. Переконайтеся, що ви володієте інформацією з питань, які хочете обговорити, володієте інформацією, яку хочете презентувати, і в цілому розумієте, яку частину (частини) процесу прийняття та впровадження рішення хочете охопити.

Коли ви створюєте презентацію (наприклад, в PowerPoint), то її потрібно будувати відповідно до порядку денного. Переконайтеся в тому, що ваша презентація добре структурована, зрозуміла і лаконічна. Під час проведення зустрічі увімкніть демонстрацію свого екрану, покажіть презентацію і переходьте від слайду до слайду. Це допоможе іншим учасникам зустрічі рухатися за вами, таким чином, ви можете бути впевнені, що ваша зустріч проходить максимально ефективно.

Проводьте наради для невеликої кількості людей

Проводити онлайн зустрічі набагато складніше, ніж офлайн. Не забувайте про це, коли вирішуєте, хто повинен бути присутнім на зустрічі. Зазвичай, чим менше людей на зустрічі, тим легше нею керувати. Тому, якщо це можливо, намагайтеся робити ваші онлайн-зустрічі з меншою кількістю людей, ніж в офлайні.

Заплануйте більше часу на зустріч

Зазвичай, на проведення онлайн зустрічі потрібно на 30% більше часу, ніж на зустріч в офлайні. Врахуйте це при створенні зустрічі в онлайні і плануванні розкладу.

Уникайте мертвого ефіру

Мертвий ефір – це термін, який використовують на ТБ і радіо. Він має на увазі тишу в ефірі. Коли на зустрічі ми просимо людей індивідуально поміркувати і зайнятися мозковим штурмом, виникає тиша, але це не мертвий ефір. Мертвий ефір в контексті проведення зустрічі – це коли нічого не відбувається, не даються рекомендації, і люди змушені цікавитися, чому ви витрачаєте їхній час. Пам’ятайте, що «не зайняті руки – знаряддя диявола». Якщо на зустрічі нічого не відбувається, багато хто з учасників її покинуть. Можливо, не фізично, а подумки. Вони почнуть перевіряти свою пошту або займатися своїми справами. Ті, хто більше залучений в нараду, можуть сприйняти цей «мертвий ефір», як ослаблення керівної ролі лідера. Це може призвести до активізації і перехватки контролю над зустріччю. Ця ситуація поставить під загрозу вашу роль, як лідера, і ви витратите час, тому що вас усунуть від вашого порядку денного, який ви підготували. Таким чином, уникайте «мертвого ефіру». Як? Переконайтеся, що ви добре підготовлені. Переконайтеся в тому, що ви знаєте, про що хочете говорити. Подбайте про те, щоб всі знали, як увімкнути і вимкнути у себе звук. І якщо виникла проблема з комп’ютером, продовжіть зустріч або зробіть перерву. Але уникайте «мертвого ефіру». Ніщо не викликає у нас більшого занепокоєння і ніщо так не виснажує наші запаси енергії, як тиша.

Джерело: adizes.me