3 способи, як інструкції Ikea забезпечують правильну комунікацію

ЕЛІЗАБЕТ ДАНЦИГЕР: Що може бути простішим, коли мова йде про надання інструкцій, як зробити книжкову полицю? Ви берете молоток, кілька шматків дерева, кілька цвяхів і вуаля! Зазвичай, це не так просто, навіть коли ми просто намагаємося побудувати полицю. Проблема надання інструкцій стає ще більш очевидною, коли ми делегуємо складні завдання членам нашої команди.

Ми можемо навчитися навчати багатоетапним процесам, побачивши, як ІКЕА навчає клієнтів збирати свої товари. У той час як одні висміюють компанію за її якість, інші захоплюються її витонченими, недорогими продуктами. Незалежно від того, що хтось думає про цей бренд, ми можемо навчитися тому, як вони навчають клієнтів долати складний процес складання меблів, які вони купують. Ось три речі, які Ikea робить правильно і чому ми можемо навчитися у них.

1. Підготовка до успіху

Мій чоловік – майстер на всі руки. У нього є цілий сарай, заповнений усіма можливими інструментами. Коли він береться за виготовлення книжкової полиці або письмового столу, у нього під рукою є всі інструменти. Але що, якби (не дай Боже) мені довелося будувати свої меблі самій? Я поняття не маю, чи потрібна мені викрутка, чи ключ. Ось тут і криється геніальність ІКЕА. У верхній частині інструкції вони показують фотографії кожного предмета, який вам знадобиться. Молоток? Є. Рівень? Є. Хрестоподібна викрутка. Теж є. Я не хочу, щоб мене застали посеред процесу без потрібного інструменту.

Аналогічно, коли ви просите інших працювати над проектом, підготуйте їх до успіху. Якщо їм потрібні рекомендації, надайте їх на початку роботи. Якщо є програмні засоби, додатки або інші ресурси, які допоможуть їм досягти поставлених завдань, складіть легкодоступний список, з якого вони зможуть скористатися.

2. Крок за кроком

Кожна ілюстрація в інструкції “Ікеа” містить лише одне зображення. Можливо, на ній є крапки, які показують, що так, друзі, цей гвинт входить прямо в цей отвір, але це все одно лише один крок. Для більшості з нас слідувати інструкціям “Ікеа” трохи страшно – ми хочемо, щоб нас взяли за руку і провели через весь процес, крок за кроком.

Так само, працюючи над проектом, варто ділитися лише наступною зазначеною дією в процесі. Якщо всі знають загальний план гри, наприклад, що ви готуєте проект пропозиції або пишете звіт, то вам не потрібно вдаватися в болісні деталі по ходу справи. Скажіть людині, яка наступна інформація вам потрібна або яка наступна дія має бути зроблена. Якщо ви керівник, ви несете відповідальність за управління загальною картиною – і ділитися необхідними діями поетапно.

3. Вказуємо на підводні камені

В інструкції по збірці книжкової полиці Kallax є кілька місць, де неправильна дія позначена великим хрестиком X. Розташувати гвинт збоку? X. Замість цього зробіть його вертикально. ІКЕА не кричить. Вона просто пише “Х”: Не робіть цього. Іноді інструкції вдаються до більш драматичних засобів. Показуючи, як встановити книжкову полицю, вони показують нещасну людину, яка намагається залізти на передню частину книжкової шафи і падає назад. Ні, на малюнках показано, що двоє симпатичних гендерно нейтральних шведів повинні спільно прикріпити книжкову шафу до стіни. Місія виконана.

У діловому спілкуванні ваші читачі повинні знати, де вони можуть помилитися. Наприклад, ви можете попередити співробітників про необхідність створення резервної копії даних перед встановленням оновлення програмного забезпечення. Але вам не потрібно деталізувати це питання. Зверніть увагу, що в інструкції Ikea не називали альпініста, який заліз на книжкову шафу, що падала, “неправильним”. Вони просто показали, що якщо він вилізе на передню частину книжкової шафи, то впаде.

В інструкціях ІКЕА немає слів, тому що вони розраховані на те, що їх зрозуміють люди по всьому світу. Можливо, був час, коли вони друкували всі свої інструкції шведською мовою, але це було тоді, коли вони були невеликою компанією. Коли вони стали глобальним гігантом, їм довелося універсалізувати свою комунікацію.

По мірі того, як зростає наш вплив, нам теж потрібно ставати зрозумілими для ширшої аудиторії. Надаючи нашим читачам інформацію, необхідну для досягнення успіху, проводячи їх крок за кроком через проекти і попереджаючи їх про те, чого слід уникати, ми будуємо більше, ніж книжкові шафи і письмові столи.

Схожі статі

Опанувати нову навичку можна в будь-якому віці. Ось чому цьому варто повчитись у немовлят. Уривок з книжки «Початківці» Тома Вандербільта

Одного разу чотирьохрічна донька журналіста Тома Вандербільта запропонувала батькові зіграти в шахи. Він погодився, хоча й мав суттєву проблему: грати в шахи не вмів. Так…

Сomments and feedback

en_GBEnglish (UK)