Дослідження: надмірні зусилля погіршують вашу роботу

Уявіть, що ви продавець. Ви помітили, що потенційні клієнти завжди зв’язуються з вами кілька разів після ваших зустрічей, ставлячи вам більш-менш однакові запитання, що часто затримує підписання контракту. Одного ранку ви витрачаєте час і зусилля на роздуми про те, як покращити цей аспект процесу, і, уявивши собі різні рішення, вирішуєте скласти список поширених запитань, щоб надати їх потенційним клієнтам безпосередньо перед тим, як відправити їм контракт.

Наприкінці того ж проактивного дня ви вирушаєте на важливу зустріч, де помічаєте, що зосередитися стало важче: ваша увага починає розсіюватися, ви втрачаєте важливі деталі, а дати лаконічну відповідь на запитання важче, ніж зазвичай. Коротше кажучи, можливо, ви відчуваєте когнітивну ціну проактивності.

У новому дослідженні ми виявили, що чим більше зусиль люди витрачають на пошук способів покращити свою роботу (а не просто виконують її), тим гірші їхні когнітивні показники наприкінці дня порівняно з тими днями, коли вони не були особливо проактивними. Іншими словами, проходження додаткової милі може коштувати ментально дорого. Тож чи варто вам не бути проактивними або не заохочувати свою команду до цього? Чи є кращі способи або час для покращення ваших завдань? Наше дослідження показує, що для того, щоб скористатися перевагами проактивності, ми повинні спочатку зрозуміти, наскільки дорого може коштувати відхилення від рутини – і які заходи можуть допомогти буферизувати негативні наслідки.

Важливість рутини

Попередні дослідження показали, що прояв ініціативи на роботі – окрім очевидного підвищення ефективності для компаній – може допомогти працівникам знайти більше сенсу у своїй роботі, а також підвищити їхню залученість та адаптивність. Але ми задалися питанням, чи не виснажує вона також когнітивні резерви працівників, оскільки представляє собою відхід від їхньої щоденної рутини.

Рутини важливі, тому що вони допомагають людям ефективніше використовувати свій час і зберігати розумову енергію. Подумайте, наприклад, про їзду на велосипеді. Коли ви тільки починаєте, потрібно докласти зусиль, щоб не забувати тримати рівновагу в русі, сповільнюватися на поворотах, перемикати передачі і гальмувати, пам’ятати і поважати правила дорожнього руху, а також залишатися уважним до того, що відбувається навколо, щоб захистити себе та оточуючих. Зрештою, з часом і практикою, все це стає рутиною і забирає менше розумових зусиль. Те саме стосується і робочих завдань. Коли одне й те саме завдання виконується багаторазово, тими самими методами і в тому самому порядку, з часом воно стає автоматичним і вимагає менше розумових зусиль.

Ми припустили, що, навпаки, люди, які займаються проактивною діяльністю – ініціюють кращі або ефективніші способи виконання своїх основних завдань – будуть змушені відхилятися від цих усталених рутин, жертвуючи когнітивними перевагами заради додаткових розумових навантажень. Це, в свою чергу, призведе до більшої розумової втоми, яка, як показали попередні дослідження, ускладнює концентрацію уваги, обробку інформації та прийняття рішень.

Дослідження

У нашому першому дослідженні ми попросили 163 учасників у Франції пройти опитування наприкінці робочого дня (учасники представляли різні вікові категорії, посади та галузі). Цих працівників попросили оцінити за шкалою від одного до п’яти, наскільки вони згодні з такими твердженнями, як: «Сьогодні я запропонував кращі способи виконання своїх основних завдань». Ми також запитали їх, наскільки добре, на їхню думку, вони виконують рутинні завдання своєї роботи, що допомогло нам відстежувати щоденну продуктивність. Насамкінець вони пройшли когнітивний тест – гру на пам’ять, в якій їм показували абстрактні фігури, а потім просили пригадати, які з них вони бачили раніше. Ми збирали дані протягом трьох-п’яти робочих днів і виявили значний зв’язок між проактивністю та низькими результатами когнітивних тестів.

Результати цих досліджень видалися нам обнадійливими. Однак було незрозуміло, чи нижча когнітивна продуктивність була результатом проактивної робочої поведінки, чи учасники вже починали день з нижчими когнітивними здібностями – наприклад, через поганий сон. Це могло вплинути на результати тестів наприкінці дня незалежно від проактивності. Отже, у нашому другому дослідженні ми протестували когнітивні показники 93 французьких працівників вранці та ввечері протягом трьох-семи робочих днів. Це дало нам точний базовий рівень щоденної когнітивної продуктивності. Ми також включили питання про робоче навантаження, конфлікти з колегами та багатозадачність, щоб виключити інші фактори, які можуть пояснити наші результати. Навіть після врахування цих факторів ми все одно виявили, що проактивність пов’язана з гіршими когнітивними показниками наприкінці дня.

У подальших експериментах з 637 працівниками у Великій Британії ми попросили учасників описати як рутинне завдання, так і завдання, яке, на їхню думку, вони могли б покращити, включаючи те, як вони його покращать. Потім вони оцінювали розумові зусилля, яких вимагало кожне завдання, і наскільки воно відрізнялося від їхньої звичної рутини. Ці результати підтвердили нашу гіпотезу: проактивна робота вибивається з усталеної рутини і вимагає більше розумових зусиль, ніж просте виконання рутинних завдань.

Чи не варто бути проактивним?

Наше дослідження показало, що проактивність має свою ціну – вона призводить до розумової втоми, яка може ускладнити виконання складних завдань пізніше впродовж дня. Але проактивність все ще залишається важливим способом для людей відчути зв’язок зі своєю роботою, а для компаній – отримати цінні знання та нові можливості для підвищення ефективності. З огляду на це, ми пропонуємо наступні поради, які допоможуть вам покращити виконання робочих завдань, водночас захистивши себе та свою команду від розумової втоми та неправильних рішень.

1. Робіть перерви

Дослідження за межами нашого дослідження показують, що регулярні перерви допомагають зменшити розумову втому, тому часті перерви в проактивні дні (або заохочення чи вимога таких перерв для ваших співробітників) можуть допомогти вам відчути себе розумово оновленими. Даючи собі простір для дихання – в буквальному сенсі, а не просто прокручуючи сторінки на телефоні – ви можете відновити деякі розумові ресурси.

2. Будьте гнучкими і пропонуйте гнучкість у плануванні та визначенні пріоритетів

Якщо можливо, спробуйте зробити свій графік гнучким, щоб врахувати розумову втому від виконання завдань. Подумайте про те, щоб поставити більш важливі завдання на початок дня або перенести деякі з ваших традиційних завдань на інші дні, щоб ви могли зосередитися на вдосконаленні процесів.

Крім того, щоб допомогти вашій команді досягти максимального успіху, експериментуючи з новими методами підвищення ефективності, розгляньте можливість реструктуризації дедлайнів або зміни порядку виконання певних завдань. Наприклад, не варто очікувати, що працівник, який зранку проводить мозковий штурм над вдосконаленням процесу, ввечері впорається з важливими переговорами щодо контракту.

Якщо це можливо, керівники також повинні забезпечити більшу гнучкість графіків своїх співробітників – наприклад, шляхом надання альтернативних умов роботи, таких як гнучкий графік або віддалена робота, – щоб компенсувати деяке навантаження, пов’язане з проактивною роботою.

3. Створіть безпечний простір для експериментів

Лідери також повинні створити культуру, в якій помилки сприймаються як частина процесу навчання. Повинні існувати чіткі гарантії, які захищають працівників від наслідків чесних помилок, зроблених під час експериментів. Зменшення цього тиску може допомогти працівникам почуватися більш невимушено – менше турбот може вивільнити розумову енергію, щоб зосередитися на вдосконаленні.

Деякі застереження

У нашому дослідженні розглядалися короткострокові наслідки проактивності, але ми все ще вивчаємо, як могло б виглядати довгострокове дослідження когнітивних показників після проактивності. Цікавим напрямком майбутньої роботи може стати перевірка того, чи може проактивність, яка триває кілька днів поспіль, з часом стати менш виснажливою. Іншими словами, якщо ви постійно шукаєте нові способи робити речі, чи посилює це здатність, так що проактивність має слабший вплив на когнітивну продуктивність? Крім того, майбутні дослідження можуть вивчити, скільки часу потрібно для відновлення когнітивних функцій після особливо проактивного дня. Це може дати нам краще розуміння того, наскільки проактивними можуть бути працівники, перш ніж це почне призводити до розумової втоми.

. . .

Хоча проактивна поведінка широко розглядається як необхідна в сучасних складних робочих умовах – і небезпідставно – важливо враховувати її менш помітний зворотній бік. Як окремі люди, так і організації повинні визнати, що проактивність може призвести – принаймні в короткостроковій перспективі – до когнітивних витрат, які можуть вплинути на продуктивність наприкінці робочого дня. Прості коригування, такі як перерви, гнучкий графік і чіткіша розстановка пріоритетів, можуть допомогти зменшити розумове навантаження, пов’язане з проактивністю, і водночас дозволити організаціям отримати від неї користь.

Дослідники:

• Муна Ель Мансурі – доцент кафедри організаційної поведінки бізнес-школи EDHEC у Ліллі, Франція.
• Кароліна Штраус – професор менеджменту в бізнес-школі ESSEC у Парижі. Вона отримала ступінь доктора філософії з організаційної психології в Університеті Шеффілда, Великобританія.
• Доріс Фей є професором психології праці та організаційної психології в Потсдамському університеті, Німеччина.

Источник: Harvard Business Review