Вирішення проблем за допомогою моделі FOCUS

Ніщо не залишається таким, як ви хочете, надовго, а досконалість — завжди щось недовговічне. Щоб випереджати конкурентів, ви повинні мати можливість постійно вдосконалювати свої процеси, аби ваші продукти та послуги залишалися ефективними і, що найважливіше, аби ваші клієнти залишалися з вами.

Модель FOCUS є цінною у вирішенні проблем, оскільки вона використовує командний підхід до вдосконалення бізнес-процесів, який добре працює для вирішення проблем, пов’язаних із міжвідомчими процесами. Цей підхід також заохочує персонал покладатися на об’єктивні дані, а не на особисті думки, що підвищує якість результату.

Модель FOCUS складається з п’яти кроків:

  1. Знайдіть проблему.
  2. Організуйте команду для вирішення проблеми.
  3. Проясніть проблему.
  4. Зрозумійте проблему.
  5. Оберіть рішення.

Крок 1: Знайдіть проблему

Почніть із простої проблеми, щоб команда швидко освоїла метод FOCUS. Потім, коли рівень впевненості стане високим, зверніть увагу на більш складні процеси.

Щоб зрушити справу з мертвої точки і, що дуже важливо, згенерувати енергію та впевненість, спробуйте розглянути наступні питання для стимулювання дебатів:

  • Що наші клієнти хотіли б, аби ми покращили?
  • Як ми можемо покращити якість?
  • Які процеси працюють не так ефективно, як могли б?
  • Де ми відчуваємо вузькі місця в наших процесах?
  • Що роблять наші конкуренти, що б ми могли зробити?
  • Що може статися у майбутньому, що може стати проблемою для нас?

Крок 2: Організуйте команду для вирішення проблеми

Якщо це можливо, залучіть до команди представників різних дисциплін — це дасть вам широкий спектр навичок, поглядів і досвіду, на які можна буде спертися.

Обирайте членів команди, які знайомі з проблемою або процесом, що розглядається, і які зацікавлені в її вирішенні. Ентузіазм до проєкту буде найбільшим, якщо люди працюватимуть над ним на волонтерських засадах.

Майте на увазі, що різноманітна команда з більшою ймовірністю знайде творче рішення, ніж група людей з однаковим світоглядом.

Крок 3: Проясніть проблему

Перш ніж команда почне вирішувати проблему, потрібно чітко і лаконічно її визначити.

Робота над дуже великою проблемою або питанням може бути привабливим процесом, але через розмір і масштаб теми, позитивні результати може бути важко отримати відносно швидко. Набагато краще розбити великі проблеми на менші частини, щоб можна було досягти певних швидких результатів, які допоможуть підвищити мотивацію і застосувати їх на практиці.

Написання формулювання проблеми ефективно закріплює діяльність і задає певний напрямок — у вигляді формулювання мети.

Ключові питання, які слід поставити в цьому процесі:

  • Кого стосується проблема?
  • Що сталося?
  • Де це відбувається?
  • Коли це відбувається?

Крок 4: Розуміння проблеми

Після того, як формулювання проблеми завершено, члени команди збирають дані про неї, щоб зрозуміти її більш повно. Саме тут ви визначите основні кроки в процесі, зміна яких призведе до найбільшого покращення.

Подумайте, що ви знаєте про проблему. Чи намагався хтось раніше вирішити подібну проблему? Якщо так, то що з цього вийшло і чого ви можете навчитися? На цьому етапі важливо виявити будь-які вузькі місця або збої в процесі, які можуть спричинити проблеми.

У міру того, як розуміння зростає і розвивається, потенційні рішення можуть стати очевидними. Остерігайтеся поспішних «очевидних» висновків — вони можуть випустити з уваги важливі частини проблеми, що може призвести до створення цілого нового процесу, який її не вирішить.

Генеруйте якомога більше можливих рішень за допомогою звичайного структурованого мислення в поєднанні з правилом, що жодна ідея не повинна виходити за рамки. Що багатший набір потенційних рішень, то краще!

Крок 5: Виберіть рішення

Заключним етапом процесу є вибір рішення.

Використовуйте відповідні методи прийняття рішень для вибору найбільш життєздатного варіанту, переконавшись, що вони пов’язані з формулюванням проблеми на кроці 1.

Після того, як ви визначилися, ретельно проаналізуйте можливі наслідки, завжди пам’ятаючи, що одним із варіантів може бути залишити все, як є, і почекати на додаткову інформацію/роз’яснення з даного питання.

Джерело: www.management.com.ua

Схожі статі

Абсолютно новий Renault Scenic E-Tech Electric: перший більш екологічно розроблений повністю електричний сімейний автомобіль

Megane проклав свій шлях, а тепер настала черга Scenic переосмислити себе і стати флагманом нового покоління електромобілів Renault. Абсолютно новий Scenic E-Tech Electric розроблений спеціально…

Опанувати нову навичку можна в будь-якому віці. Ось чому цьому варто повчитись у немовлят. Уривок з книжки «Початківці» Тома Вандербільта

Одного разу чотирьохрічна донька журналіста Тома Вандербільта запропонувала батькові зіграти в шахи. Він погодився, хоча й мав суттєву проблему: грати в шахи не вмів. Так…

Коментарі

ukУкраїнська