Новий світ гібридної роботи: 4 способи не розгубити колектив

Засновниця Know Your Team Клер Лью (Claire Lew) розповідає, як уникнути роз’єднаності між віддаленими та офісними працівниками за нових умов праці.

Ласкаво просимо до нового світу: гібридне робоче середовище — нова норма для багатьох із нас. І проблеми, з нею пов’язані, теж нововведення.

Ви стурбовані. Тепер, коли ваша команда переходить на гібридний графік – хтось ходить в офіс регулярно, а хтось рідко (або ніколи) – важко не перейматися тим, як це вплине на моральний дух співробітників та культуру організації.

Це занепокоєння виправдане. Зрештою, культура часто формується під впливом середовища. За наявності двох командних середовищ – віддаленого та офісного – можуть легко виникнути і дві командні культури.

Спочатку розподіл може здатися безневинним, але в довгостроковій перспективі він згубний. Без злого наміру соціальні заходи непропорційно великою мірою проходять офлайн — без еквівалента для віддалених співробітників. Дедалі більше спонтанних зборів відбуваються серед тих, хто присутній особисто – без залучення людей, які працюють з дому. Рішення приймається та оголошується в офісі, а до віддалених співробітників доходить не раніше, ніж за місяць.

Згодом у віддалених співробітників з’явиться відчуття, що вони працюють зовсім в іншій компанії, ніж колеги з офісу. У гіршому випадку вони відчують себе громадянами другого сорту у гібридному робочому середовищі.

Не впадайте у відчай. Руйнівного впливу на культуру з боку гібридного графіка можна уникнути. Ось чотири базові методи, які допоможуть вам у цьому.

1. Зробіть ставку на дистанційне управління, навіть якщо працюєте за гібридною схемою

Найбільший підводний камінь гібридних умов роботи – це неузгодженість організаційних методів. Уявіть, що відбувається, коли учасник команди не розуміє де знайти відповіді на основні питання, пов’язані з роботою в колективі. Наприклад: «Якщо в мене з’явиться нова ідея, як/де мені поділитися нею з рештою команди?». або «Якщо у мене є питання до когось, хто не входить безпосередньо до моєї команди, як мені його поставити?»

Якщо у вас немає єдиної концепції, як виконувати роботу, її неможливо робити добре.

З практичного погляду це означає концепцію управління, як із віддаленої роботи. Усі комунікації та співробітництво мають відбуватися так, ніби 100% працівників працювали з дому. Якщо це відбувається за замовчуванням, кожен має можливість брати участь у зборах, рішеннями та інформацією легко ділитися, а на найпростіші питання щодо принципів роботи можна легко та швидко відповісти.

Без цієї згуртованості спілкування та співробітництва ваше гібридне робоче середовище неминуче постраждає у плані культури.

2. Зробіть офіс новим офсайтом

Під час обговорення гібридної роботи один із партнерів McKinsey зауважив: «Деякі клієнти кажуть, що офіс — це новий офсайт*, де ви збираєтеся разом для взаємодії та обговорення майбутнього».

Це знаходить відгук. Офсайти дають критично важливі можливості для мозкового штурму, спільної роботи над функціями та, звичайно ж, для встановлення зв’язків та зміцнення довіри один до одного.

У гібридній роботі знайшовся свій еквівалент. Можна цілеспрямовано та усвідомлено використовувати офісний простір та спільний час так само, як і за межами офісу.

Ось кілька прикладів:

• Призначте один день на місяць в офісі днями «перехресного співробітництва», коли колеги приходять і об’єднуються з кимось, з ким зазвичай не працюють, а потім проводять цілий день разом.
• Виділіть одну особисту зустріч на тиждень, яка буде спрямована виключно на створення нестандартних, інноваційних ідей.
• Попросіть співробітників приходити в офіс щомісяця спеціально для особистого тімбілдінга (це може бути щось настільки ж просте і зрозуміле, як спільний обід або розмова за чашкою кави).

Що саме ви оберете, не має особливого значення. Важливою є цілеспрямованість при структуруванні часу людей, коли вони приходять до офісу.

3. Дайте людям з різних відділів можливість пізнати одне одного

Наш світ звузився. У дослідженні, опублікованому Harvard Business Review, йдеться, що “взаємодія між близькими співробітниками збільшилася на 40% після локдауну за рахунок скорочення спілкування з віддаленими працівниками на 10%”. У гібридному робочому середовищі ця тенденція лише посилюється. Бар’єри для людей збільшилися, у результаті виникла небезпека появи роздробленої, розрізненої культури.

Щоб при гібридному режимі роботи зберегти почуття єдності та згуртованості, потрібно звернути увагу на точки дотику між колегами всіх відділів організації, а не лише деяких.

Це означає, наприклад, «кавові чати», у яких беруть участь і віддалені, і офісні працівники.

У Know Your Team ми маємо особливий чат Social Questions, де ми час від часу ставимо веселі небанальні питання, які допомагають співробітникам краще дізнатися одне про одного і налагодити взаєморозуміння.

4. Відкрийте канали для отримання реального, невідшліфованого зворотного зв’язку

Переходячи на гібридний режим роботи, ви, звичайно, хочете знати, що про це люди думають.

Можливо, ви попросите їх пройти опитування або поділитись відгуком під час загальних зборів. Але чи можна бути впевненим, що вам відповідатимуть чесно?

Наприклад, ви просите оцінити досвід роботи у гібридному графіку за шкалою від 1 до 5. І як інтерпретувати те, що люди відзначають як «4»?

Тож вам потрібно навчитися проводити відверті бесіди з підлеглими, щоб розуміти, що вони дійсно думають про гібридну систему і що хотіли б змінити або покращити.

Найефективніший (а також, за загальним визнанням, трудомісткий!) спосіб зробити це — старомодна бесіда віч-на-віч із кожним безпосереднім підлеглим. Так ви зможете поставити конкретні запитання, краще зрозуміти, про що думає людина, і подякувати їй за чесність.

Ось приклади запитань, які можна ставити на таких зустрічах:

• У чому найбільша різниця між тим, що ми «говоримо» про гібридну роботу, та «реальністю»?
• Що вас дратує чи засмучує тепер, коли ми працюємо за гібридною системою?
• Чи є у вас усі інструменти, контекст та підтримка, щоб краще працювати у цих нових умовах?

У гібридному робочому середовищі можна сформувати здорову культуру за допомогою узгоджених зусиль та цілеспрямованості.

Так, гібридна робота – це наш новий світ. Але ми можемо впевнено дивитися в обличчя проблемам, пов’язаним з нею, і вирішувати їх, спираючись на викладені вище принципи.

Джерело: www.management.com.ua