Як ефективно організувати робочий день за допомогою календаря: 10 лайфхаків

Календар – це не просто нагадування, а ключовий інструмент для досягнення балансу та продуктивності. Він допомагає структурувати графік, планувати зустрічі й розподіляти завдання за пріоритетами, залишаючи час на відпочинок. Про те, як ефективно організувати роботу за допомогою календаря, навіть коли на день припадає до 10 зустрічей, спеціально для Mindрозповів СЕО IT-компанії Faster Than Light Денис Яковенко.

Ключові підходи у використанні календаря

1. Усі зустрічі мають бути в календарі. Важливо фіксувати всі події та зустрічі в календарі для чіткого управління часом. Я заношу в календар навіть візити до лікаря, запис котів до ветеринара та похід у магазин.
2. Планування важливих подій у першу чергу.Почніть із найважливіших завдань і плануйте їх першими. Я розпочинаю з ключових подій, як-от сімейні зустрічі чи важливі мітинги, і будую графік навколо них. Регулярно переглядаю календар, щоб адаптувати плани. Це дозволяє будувати події навколо свого життя, а не підлаштовувати життя під події.
3. Обід – це святе. Обідня перерва має бути запланована, саме тому я вношу її в календар як регулярну подію. Це допомагає зберігати баланс між роботою та відпочинком і банально не забути поїсти.
4. Проміжки між мітингами. Плануйте перерви між зустрічами. Це дозволяє вам підготуватися до наступної зустрічі. Я завжди залишаю  хоча б 5–10 хвилин між зустрічами, що дозволяє мені передихнути й просто попити води, коли маєш 10 зустрічей на день.
5. Стежте за тривалістю мітингів.Зберігайте мітинги короткими та переконайтеся, що кожна зустріч має чітку адженду. Зазвичай, після години зустріч втрачає свою ефективність. Тому спробуйте не зловживати довгими мітингами, або ж ставте між ними «антракт», аби всі відновилися.
6. Кожному важкому мітингу свій день. Щоб уникнути перевантаження, плануйте важкі та ресурсозатратні мітинги на різні дні. Як мінімум це буде ефективно, як максимум вдасться розподілити більше енергії на інші справи, наприклад на стратегічну сесію з командою.
7. Мітинги день у день.Призначення нових зустрічей не заздалегідь, а, наприклад, день у день – погана ідея, адже такі дзвінки часто можуть бути неефективними, стресовими й ускладнюватимуть життя. По-перше, при насиченому графіку важко знайти вільний слот, що призводить до потреби змінювати свої плани. По-друге, відсутність достатнього часу для підготовки може негативно вплинути на продуктивність.
8. Можна не приходити.Оцініть, чи ваша присутність на мітингу дійсно потрібна. Якщо це інформаційний мітинг, під час якого ваш внесок не критичний, то ви можете його пропустити. Або ж виконувати інші завдання паралельно, що дозволить зекономити час для більш важливих справ. Під час подібних мітингів я часто розбираю пошту та переписування.
9. «Бачив» не дорівнює «підтвердив». Переконайтеся, що підтверджуєте участь у зустрічах або повідомляєте про неможливість бути присутнім. Це дозволяє організаторам своєчасно вносити зміни у план зустрічі. У випадках коли я не впевнений у своїй присутності, я вибираю статус «можливо», щоб інші учасники знали про можливу відсутність.
10. День / час без мітингів. Я виділяю один день на тиждень без мітингів, щоб зосередитися на стратегічних завданнях. У мене це середа – день для важливих завдань без зовнішніх відволікань. Заблокований день у календарі автоматично відхиляє всі запрошення і допомагає розділити навантаження та чітко визначити час для продуктивної роботи.

Як досягнути work-life balance

Використовуйте окремі календарі – один для роботи, інший – для сімейних справ, третій – для особистих проєктів.

Мені до вподоби Google Calendar. Це інструмент, який можна адаптувати під свої потреби. Він закриває 95% потреб середньостатистичного користувача й водночас зручний, безплатний і багатофункціональний. Імовірно він не зможе покрити якісь дуже нішеві та індивідуальні потреби, але для мене це не критично. Якщо ж навчитися ним користуватися, це може значно зекономити ваш час.

Як я вже згадував, особисто я маю три календарі, щоб відстежувати важливі події всіх членів родини й уникати конфліктів у графіках: робочий, сімейний та особистий. Це зручно, щоб планувати сімейні обіди, відпочинок та інші спільні заходи, і ця інформація доступна всій моїй сім’ї.

Також стає у пригоді автоматичне планування для повторюваних подій, наприклад днів народження чи річниць. Календар автоматично їх додасть, і вам не доведеться щоразу вводити їх заново і перепрошувати за пропущене свято.

Джерело: mind.ua